En enero, Claire Davis comenzó a comprar trajes de baño. En abril, finalmente llegaron las vacaciones, y el día previo a su vuelo a Hawai, se sentó a escribir su primer mensaje de notificación “fuera de la oficina” desde que comenzó su propio negocio hace seis años.

“Chica, te ves tan profesional”, pensó Davis, una consultora de carrera para profesionales de ventas médicas con sede en Spokane, Washington, mientras redactaba la nota. Dijo que se sintió libre cuando presionó el botón.

La sensación duró alrededor de una hora. Mientras esperaba en la fila para comer con amigos, comenzaron a llegar mensajes de texto frenéticos. De alguna manera, sin darse cuenta, había configurado su respuesta automática para enviar mensajes de spam (basura) a todos los que le habían enviado un correo electrónico desde 2016.

Algunos —como los contactos cercanos que le texteaban— se habían visto inundados con cientos de respuestas de “fuera de la oficina”, una por cada correo electrónico que le habían enviado a ella.

“Fue horrible”, señala, estimando que los mensajes llegaron a decenas de miles de personas.

Te vas de vacaciones. Todo lo que queda por hacer es desbloquear la redacción mágica que te liberará de tu bandeja de entrada y, por extensión, de tu vida laboral. Entonces, ¿por qué es tan difícil?

Manipular la configuración es sólo el principio. ¿Bromeas, te abres sobre tu vida personal? ¿Cómo logras que la gente te deje en paz sin que se sientan abandonados o molestos? ¿Están juzgando la duración de tu ausencia? Tal vez ni siquiera valga la pena intentar desconectarse.

“Quieres este tiempo libre, pero al mismo tiempo te sientes presionado y culpable”, indica Ariane Ollier-Malaterre, profesora de la Universidad de Quebec en Montreal que estudia cómo los trabajadores manejan el límite entre el trabajo y la vida.

La agonía no es culpa nuestra, dice. Los lugares de trabajo modernos esperan que las personas estén permanentemente accesibles, y la pandemia parece haber acortado las expectativas de los tiempos de respuesta a los mensajes. Se piensa que al trabajar desde casa, fuera de la vista, deberíamos al menos estar a un clic de distancia. Un sondeo de la compañía de software en la nube Qualtrics, a principios de este año, encontró que el 49% de los encuestados trabajaban al menos una hora al día mientras estaban de vacaciones.

El email de fuera de la oficina tiene el potencial de ser tu escudo, destaca Ollier-Malaterre. No te disculpes por tomarte un tiempo libre. Elimina las notificaciones de correo electrónico de tu teléfono o elimina toda la app si eres lo suficientemente valiente.

Dicho esto, si piensas en asuntos laborales durante las vacaciones, podría valer la pena echar un vistazo a tu bandeja de entrada, agrega.

“A veces te sentirás mejor porque puedes ver que nada se está quemando”, comenta Ollier-Malaterre.

Brian Brown optó por mucho tiempo por el formato estándar de fuera de la oficina, tratando de imbuirle una sensación tranquila de “No, de veras, no estoy aquí”. Por lo general, no funcionó.

Cuando los colegas recibían su email de fuera de la oficina, “Lo siguiente que uno recibe es un segundo mensaje que dice: ‘Oye, realmente necesito esto'”, dice el hombre de 33 años, que trabaja para un empresa de software de impuestos en Lehi, Utah.

Amplió sus mensajes, adjuntando detalles sobre su ubicación (su ciudad natal en el Sur de California, un concierto de Tim McGraw, un campamento sin servicio celular). Entrelazó datos sobre los destinos. Mencionó por qué los cañones que recorría en un día libre reciente le recordaban el cumplimiento de los impuestos.

En lugar de mensajes exigiendo trabajo, colegas y clientes ahora chatean con él sobre sus viajes. Se siente más conectado con ellos y siente que lo ven como una persona, “no como un robot 24/7”, menciona.

El mensaje de ausencia puede ser un lienzo emocionante para los oficinistas con alma poética. Aaron Konter, alguna vez aspirante a guionista, se unió a la industria de la publicidad con la esperanza de hacer la escritura creativa con la que había soñado durante mucho tiempo. En cambio, los clientes querían que el trabajo se hiciera a su manera. Los supervisores le recortaban su versión.

Luego, el residente de Atlanta descubrió la libertad del correo electrónico de “fuera de la oficina”.

“No tenía que buscar la aprobación de nadie”, dice. “Podía ser simplemente yo mismo”.

Algunos emails de “fuera de la oficina” tocan una fibra sensible. Lo escuché de un empresario que estaba indignado por una respuesta automática de un vendedor que decía que estaba surfeando en la costa de Francia. Mientras tanto, el empresario y su equipo se apresuraban a terminar un proyecto retrasado que requería la ayuda del vendedor.

Para evitar que tu mensaje se malinterprete, usa un lenguaje que suponga que no conoces bien al destinatario y que tiene más poder que tú, dice Erica Dhawan, consultora de liderazgo con sede en St. Petersburg, Florida, y autora de un libro sobre comunicación digital.

Mantén tu mensaje en dos o tres oraciones, porque ser breve indica que respetas el tiempo de las personas, afirma. Incluye un contacto de emergencia y cuándo volverás. Pero siéntete libre de cubrirte, compartiendo públicamente una fecha que te brinde algo de tiempo de reserva al regresar.

Si todavía tienes problemas para encender su contestador de vacaciones, te espera ayuda. La oficina de marketing de turismo de Islandia acaba de lanzar una campaña en línea protagonizada por tres caballos que pisan un teclado gigante en el oeste de Islandia, con majestuosas cascadas de fondo. El texto sin sentido que teclean los cascos de los equinos está disponible para que cualquiera lo use como una respuesta “fuera de la oficina”.

Sigríður Dögg Guðmundsdóttir, directora de la unidad de marketing, me asegura que los formatos de “fuera de la oficina” disponibles en el sitio web Visit Iceland fueron realmente generados por los caballos, aunque los humanos los corrigieron para asegurarse de que no se usaran palabrotas en ningún idioma por accidente en los mensajes.

El “balbuceo” del caballo envía un mensaje, dice, y ese mensaje es: “Estoy de vacaciones”.

Hacer un esfuerzo, podría ser suficiente. Después de todo, Davis —la consultora que envió correo spam a miles de sus contactos— volvió a casa tras de dos semanas en Hawai con sólo un par de docenas de emails.

“Me dejaron tener esas vacaciones”, indica. “Sin molestarme realmente en lo absoluto”.

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