Muchos empleadores tienen dudas sobre los derechos de vacaciones de sus empleados, en particular hacia finales de año. ¿A cuántas vacaciones tienen derecho los empleados? ¿Los días de vacaciones deben agotarse antes de fin de año o pueden prorrogarse al año siguiente?

En este artículo detallado, Miriam Azinović (geb. Schwartzer) de nuestra firma alemana ALTENBURG y Nuria Naranjo Agudo de nuestra firma española Álvarez Lentner brindan una visión general de las preguntas más importantes sobre las reglas de vacaciones en Alemania y España.

Alemania

1 ¿A cuántas vacaciones tienen derecho los empleados? Las vacaciones mínimas legales en Alemania son siempre tantos días como los empleados puedan tomarse 4 semanas de descanso al año:

Semana laboral de 6 días: 24 días de vacaciones
Semana laboral de 5 días: 20 días de vacaciones
Semana laboral de 4 días: 16 días de vacaciones
Semana laboral de 3 días: 12 días de vacaciones, etc.

En Alemania, los derechos de vacaciones de los empleados se rigen por la Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). § 3 (1) BUrlG regula las vacaciones mínimas legales, es decir, el mínimo al que tiene derecho todo empleado. A este respecto, el artículo 3, apartado 1, de la BUrlG establece que todo empleado tiene derecho a al menos 24 días laborables de vacaciones al año. Sin embargo, es importante señalar que este reglamento supone una semana laboral de 6 días. Si los empleados trabajan menos de 6 días a la semana, el derecho mínimo a vacaciones también se reduce: las vacaciones mínimas legales en Alemania son siempre tantos días como los empleados puedan descansar 4 semanas al año.

Además, puede haber permisos adicionales legales, por ejemplo para personas con discapacidad grave.

2 ¿Existen diferencias entre la licencia mínima legal y la licencia adicional contractual?
Los empleadores también pueden conceder licencias contractuales adicionales. A diferencia de la licencia mínima legal, esta está sujeta a la libertad de disposición y puede diseñarse de una manera más favorable para los empleadores. En la práctica, es habitual que los empleadores concedan licencias contractuales además de las licencias legales. En la mayoría de los casos (dependiendo de la industria respectiva), los empleados tienen un total de 25 a 30 días de vacaciones al año en una semana de 5 días.

3 ¿Cómo se les paga a los empleados durante las vacaciones?
El importe del pago de vacaciones se calcula en función de los ingresos medios obtenidos en las últimas 13 semanas antes del inicio de las vacaciones (§11 BUrlG). Sin embargo, en el cálculo no sólo se incluye el salario base, sino también los pagos adicionales, siempre que los empleados los reciban regularmente.

A tener en cuenta al calcular el pago de vacaciones (por ejemplo):

• Salario básico (también salario a destajo, que puede fluctuar)
• Subsidios y complementos (por ejemplo, por trabajo en vacaciones, nocturno o dominical, pero también prestaciones por condiciones de vida peligrosas)
• Bonos (mensuales, etc.)
• Comisiones
• No se debe tener en cuenta al calcular el pago de vacaciones (por ejemplo):

Pagos de horas extras
-Pagos únicos (como bonos únicos, bonos de aniversario, etc.)
-Consejos
-Costos y gastos de viaje.

4 ¿Quién decide cuándo se toman las vacaciones?
En principio, el artículo 7 de la BUrlG establece que el empresario debe conceder las vacaciones. Por tanto, conceder vacaciones es un deber del empleador. Sin embargo, los empleadores deben tener en cuenta los deseos de sus empleados al determinar las vacaciones.

El orden aquí no importa. Esto permite al empleador planificar el momento de la licencia y comunicarlo al empleado. El empleado puede entonces oponerse si tiene otros deseos con respecto al lugar y distribución de las vacaciones. El empresario debería entonces tener en cuenta estos deseos y compararlos con los intereses de la empresa.

En la práctica, sin embargo, es común un orden diferente: los empleados generalmente solicitan sus vacaciones y el empleador aprueba las vacaciones. El empleador puede rechazar la solicitud del empleado sobre el lugar de las vacaciones si existen preocupaciones operativas urgentes y contradictorias.

Los intereses operativos que se pueden considerar al planificar la licencia incluyen: considerables cuellos de botella de personal
momentos especiales, vacaciones escolares para el personal de limpieza en una escuela, durante el período de conferencias de una universidad, en un negocio de temporada durante la temporada, momentos especiales como en la venta de cierre, en la temporada navideña, ausencias significativas de otros empleados debido a enfermedad.

5 ¿Qué sucede si el empleador no responde a una solicitud de licencia?
Los empleados no pueden simplemente tomarse sus vacaciones por su propia cuenta. Deben solicitar la licencia al empleador y el empleador primero debe aprobarla. Sólo entonces los empleados podrán tomar sus vacaciones. Si los empleados se ausentan del trabajo sin la aprobación de las vacaciones por parte del empleador, esto constituye un incumplimiento del deber según el contrato de trabajo y puede dar lugar al despido.

Si un empleador rechaza una solicitud justificada de licencia sin una buena razón o no responde en absoluto a la solicitud del empleado, los empleados pueden presentar una demanda ante el tribunal laboral. Si la solicitud es urgente, por ejemplo porque un viaje reservado es inminente, el derecho a vacaciones puede incluso hacerse valer mediante una orden judicial provisional.

6 ¿Cuándo expira el tiempo de vacaciones? ¿Se pueden transferir los derechos de vacaciones al año siguiente?
Conceder vacaciones es un deber del empleador. Por este motivo, los empresarios en Alemania tienen obligaciones de colaboración de gran alcance cuando se trata de la expiración de las vacaciones.

La ley establece en el artículo 7 (3) BUrlG que las vacaciones deben concederse y disfrutarse durante el año civil en curso. Sólo se permite transferir las vacaciones al siguiente año natural si razones operativas o personales urgentes lo justifican. En el caso de dicha transferencia, las vacaciones deben ser concedidas y disfrutadas en los primeros tres meses del siguiente año calendario (= hasta el 31 de marzo = período de transferencia).

Sin embargo, el Bundesarbeitsgericht (= Tribunal Federal del Trabajo) recientemente desarrolló aún más la ley alemana de vacaciones de acuerdo con el derecho de la UE de acuerdo con la jurisprudencia del TJCE. El foco de las decisiones ha vuelto a ser la obligación de las empresas de colaborar. El tribunal dejó claro que las empresas están obligadas a permitir a sus empleados ejercer su derecho a vacaciones cumpliendo con sus obligaciones de solicitarlas e informarles sobre ellas. Para ello, las empresas deben proporcionar información sobre los derechos de vacaciones existentes y su vencimiento.

Si las empresas no cumplen con esta obligación, los derechos de vacaciones no expiran al final de un año calendario o en el período de transferencia permitido (algo diferente solo puede aplicarse bajo ciertas circunstancias a los empleados a quienes se les impidió tomar sus vacaciones por razones de salud desde el comienzo del año de vacaciones hasta el 31 de marzo de el segundo año calendario (después del año de vacaciones)).
Los derechos de vacaciones no caducan después del plazo de prescripción habitual: en Alemania, el plazo de prescripción normal para la mayoría de las reclamaciones es de 3 años, a partir del final del año en que surgieron las reclamaciones. Esto significa que las reclamaciones prescribirán después de ese momento si no se han hecho valer. Normalmente, este plazo de prescripción también se aplicaría a los derechos de vacaciones. Sin embargo, según la jurisprudencia más reciente, queda claro que este plazo de prescripción sólo comienza al final del año natural en el que el empleador informó a los empleados sobre su derecho específico a vacaciones y sus fechas de expiración.
Nota: Los empleadores deben cumplir urgentemente con su obligación de cooperar; de lo contrario, en caso de duda, los derechos de vacaciones nunca expirarán.

Por lo tanto, los empleadores deberían informar a cada empleado a tiempo sobre a cuántos días de vacaciones todavía tiene derecho (es decir, individualmente para cada empleado).
Pídales que soliciten sus vacaciones a tiempo para que puedan tomarlas en el año calendario actual.
informarles sobre las consecuencias de no tomar sus vacaciones a tiempo, que es su vencimiento al final del año (o, en su caso, después del período de transferencia permitido).
Sólo hay unas pocas excepciones a esto; por ejemplo, los derechos a vacaciones que ya existían antes del permiso parental no pueden prescribir durante el permiso parental, incluso si el empleador cumple con sus obligaciones de cooperación.

7 ¿Qué sucede si no se pueden tomar vacaciones (por ejemplo, porque la relación laboral finaliza anticipadamente)? ¿Y se les paga a los empleados por los días de vacaciones no utilizados?
Por lo general, las vacaciones deben concederse y disfrutarse en el año natural en curso o, si es posible transferirlas al año siguiente (ver arriba), en el período de transferencia respectivo. Por tanto, las vacaciones deben disfrutarse en especie, independientemente de la fecha. Por lo general, no es posible realizar un pago en dinero.

La única excepción es el caso en que ya no se puedan tomar vacaciones porque la relación laboral termina antes. (Ejemplo: el empleador rescinde la relación laboral con un breve aviso, pero al empleado todavía le quedan algunos días de vacaciones). En este caso, el derecho a vacaciones se pagará en efectivo.

España

1 ¿A cuántas vacaciones tienen derecho los empleados?
En España, el derecho a vacaciones de los empleados se rige por el Estatuto de los Trabajadores. Regula las vacaciones mínimas legales, i. mi. el mínimo al que tiene derecho todo empleado. Al respecto, el artículo 38 establece que todo trabajador tiene derecho a al menos 30 días naturales de vacaciones al año, es decir, 22 días hábiles, es decir, 2,5 días naturales/1,8 días hábiles por mes trabajado. Además, el CBA (Convenio de Negociación Colectiva), el contrato individual o un convenio colectivo pueden ampliar este plazo.

Algo que cabe destacar: Los empleados a tiempo parcial tendrán derecho a los mismos días de vacaciones que los empleados a tiempo completo, pero recibirán su salario en función de las horas trabajadas (aplica regla proporcional).

2 ¿Existen diferencias entre la licencia mínima legal y la licencia adicional contractual?
Los empleadores también pueden conceder licencias contractuales adicionales. A diferencia del permiso mínimo legal, este está sujeto a la voluntad de las partes y puede diseñarse de forma más flexible. Es una práctica común, en determinados sectores, conceder licencias contractuales además de las licencias legales para retener o atraer talento.

3 ¿Cómo se les paga a los empleados durante las vacaciones?
Los días de vacaciones anuales deberán pagarse de acuerdo con el salario regular de los empleados. Esto también es aplicable a los empleados a tiempo parcial, ya que recibirán su salario regular, pero será proporcional a las horas trabajadas.

Durante las vacaciones anuales, los empleados tienen derecho a percibir i) su salario fijo y ii) un promedio de la retribución variable percibida durante ese año (si esta retribución variable ha sido percibida durante al menos 6 de los 11 meses anteriores).

Los empleados con jornada de trabajo variable también tendrían derecho a un promedio de la jornada de trabajo realizada durante el año de que se trate.

4 ¿Quién decide cuándo se toman las vacaciones?

Por mutuo acuerdo entre el empleador y el empleado. Sin embargo, los convenios colectivos también pueden fijar el período de vacaciones correspondiente o éste puede establecerse mediante acuerdo entre la empresa y la representación legal de los trabajadores. En todos los casos, el empleado tendrá derecho a conocer sus días de vacaciones correspondientes con al menos 2 meses de antelación al inicio del período vacacional, salvo que el convenio colectivo establezca un período mayor.

Los días de vacaciones no podrán sustituirse con un pago a cambio; los empleados tienen derecho al tiempo libre real. Un acuerdo para el pago mencionado será nulo de pleno derecho.

En caso de que el empleador y el empleado no puedan llegar a un acuerdo sobre el período de vacaciones, el empleado podría presentar una queja ante el tribunal laboral (plazo de prescripción de 20 días a partir del día siguiente en que la empresa deniegue la petición del empleado) y el sindicato/ El tribunal laboral fijará la fecha para el correspondiente derecho y su decisión no será susceptible de recurso.

5 ¿Qué sucede si el empleador no responde a una solicitud de licencia?
En caso de que el empleado tome una licencia sin autorización del empleador, esta sería una ausencia injustificada del trabajo y al no existir documento que lo acredite, el empleado podrá ser sancionado o incluso despedido. Si el empleador no responde a la solicitud del empleado, éste podrá presentar una denuncia siguiendo el procedimiento descrito en el apartado 4.

6 ¿Cuándo expira el tiempo de vacaciones? ¿Se pueden transferir los derechos de vacaciones al año siguiente?
Los días de vacaciones deberán disfrutarse dentro del año calendario en que se obtengan, teniendo en cuenta que el derecho a disfrutarlos generalmente vence el 31 de diciembre de cada año.

A menos que se estipule lo contrario, el empleado pierde su derecho a utilizar los días de vacaciones no utilizados en esa fecha y no es obligatorio que el empleador compense económicamente al empleado por los días no utilizados – a menos que haya sido culpa del empleador por lo que el empleado no pudo para aprovechar los días de vacaciones. Véase el artículo 6 del Derecho a vacaciones en Alemania.

Y lo mismo se aplicará a los falsos autónomos, que según el caso UE (C-214/16), podrán reclamar, en el momento de la extinción de su relación, una compensación por las vacaciones anuales acumuladas a lo largo del duración del contrato con la empresa contratante/empleador, o el aprovechamiento de los días de vacaciones durante el año siguiente si aún existe relación vigente.

Además, es una práctica común que las empresas permitan el aplazamiento de vacaciones de algunos días (normalmente hasta enero-marzo del año siguiente). El convenio colectivo, el contrato de trabajo o cualquier otro convenio colectivo pueden regular el citado plazo de prórroga.

7 ¿Qué sucede si no se pueden tomar vacaciones (por ejemplo, porque la relación laboral finaliza anticipadamente)? ¿Y se les paga a los empleados por los días de vacaciones no utilizados?
Si los días de vacaciones (período de permiso fijado en el calendario vacacional de la empresa) coinciden con permisos por embarazo, parto o lactancia o con suspensión del contrato de trabajo por causas diversas: nacimiento, adopción o riesgo durante el embarazo o lactancia, el Los días de vacaciones se pueden utilizar en un período de tiempo diferente, aunque haya finalizado el año calendario.

Además, los empleados que se encuentren de baja por causas distintas a las anteriormente mencionadas, podrán hacer uso de sus días de vacaciones (si el periodo vacacional previsto coincide con una baja) una vez que obtengan el alta médica, siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses. desde el final del año en que fueron devengados.

Y por último, pero no menos importante, nos encontramos ante el mismo escenario que nuestros colegas alemanes: los días de vacaciones no utilizados no se pagarán, a menos que haya finalizado la relación laboral, en cuyo caso los días de vacaciones no utilizados se compensarán de forma económica y justa.

El tema del derecho a vacaciones es complejo y, a menudo, difícil de manejar para los empleadores en la práctica. Estaremos encantados de asesorarle sobre un concepto económicamente sensato para la organización de días de vacaciones en su empresa y ayudarle en todas las cuestiones que surjan. No dude en contactarnos en m.azinovic@altenburg.net (para preguntas sobre la ley alemana) y team@alvarezlentner.com (para preguntas sobre la ley española).

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