“Es tan chistoso empezar un nuevo empleo y no conocer a nadie por adelantado”, señala. “Todavía no conozco a la mitad de mis colegas”.

MyHeritage, que emplea a alrededor de 400 personas en Israel, aún opera con aforo reducido debido a las restricciones por Covid. Vanunu, quien dirige las relaciones públicas de la compañía, llega a trabajar con sólo una laptop y un mouse. Allí la espera un escritorio completamente limpio, con únicamente un monitor encima. Si quiere ir algún otro día, debe hacer una reservación en línea para que se le asigne un escritorio al azar en otra parte.

Al tiempo que millones de trabajadores regresan a la oficina este verano, muchos volverán sin tener escritorio propio. Algunos aprecian la flexibilidad de estos esquemas de “hot desk”, escritorios compartidos usados por múltiples trabajadores sin estación de trabajo fija, que no son totalmente nuevos, pero se han vuelto inmensamente más populares como parte de los planes pospandémicos para el trabajo híbrido.

Pero los “hot desks” también significan tiempo adicional destinado a gestionar reservaciones, coordinarse con equipos y ayudar a los empleados a tener un sentido de pertenencia sin tener un lugar específico para ellos en la oficina. Expertos y trabajadores dicen que hay formas de optimizar estos espacios, que incluyen asignar escritorios a grupos en lugar de individuos, planear agendas, designar áreas para socializar y tener muy presentes a empleados con necesidades especiales o discapacidades.

Una razón importante por la que reservar escritorios es una parte relevante del regreso al trabajo de tantas compañías es que todavía no se ha ordenado a la mayoría de los trabajadores que asistan cinco días a la semana, así que sus horarios siguen siendo variables. Y muchas oficinas están reabriendo con un aforo menor a su capacidad.

“Necesitas que la mayoría de los empleados vaya casi todos los días para justificar que se les asigne un escritorio”, señala Amy Yin, fundadora radicada en San Francisco de OfficeTogether, una compañía de software para reservar y programar oficinas.

Algunas compañías también quieren evitar asignar escritorios para poder limpiarlos con más frecuencia como parte de protocolos de higiene reforzados en la era de la pandemia.

El concepto clave que emerge en torno a los sistemas de reservación de escritorios es “vecindarios”, donde ciertos equipos pueden reunirse algunos días a la semana, en lugar de trabajadores individuales que reservan sus propios escritorios y llegan como les place.

El día más popular para el trabajo presencial en este momento es el jueves, de acuerdo con datos compilados en mayo de alrededor de 10 mil oficinas en todo mundo por Robin, una plataforma para la gestión de lugares de trabajo. (El menos popular es viernes).

Los esquemas de trabajo flexible probablemente llegaron para quedarse: en un sondeo de 77 firmas en todo el mundo realizado por CBRE Research en el 2020, un 56% de los encuestados anticiparon usar más los espacios de oficina flexibles.

La interacción social podría ser una de las partes más complicadas de estos esquemas a largo plazo, dado que los trabajadores ya no pueden visitar a un colega en su escritorio permanente para una plática no planeada. Un sondeo en el 2018 realizado por Workthere, una compañía de espacios de trabajo compartidos, encontró que sólo 46% de los trabajadores encuestados sentían ser más productivos en un entorno sin escritorios asignados en comparación con tener su propio escritorio.

Una solución alternativa es designar áreas sólo para socializar. La oficina en Austin, Texas, de la firma de consultoría Bain & Co., que reabrió en mayo en un WeWork, tiene un área “informal”, un espacio abierto con mesas más grandes donde se pueden sentar alrededor de 25 personas, para facilitar los momentos de charla trivial, indica Peter Bowen, un socio en la firma.

Las transmisiones en vivo también pueden ayudar a los trabajadores a seguirse la pista unos a otros, dice Zach Dunn, radicado en Boston y cofundador de Robin. “A principios de año, (nuestro software) básicamente mostraba asignaciones de escritorios y asientos, pero ahora es un mapa actualizado en tiempo real al tiempo que la gente se mueve por la oficina”.

Con el tiempo, las compañías han mejorado en la capa adicional de planeación requerida para trabajar en una oficina que alberga menos personas en más ubicaciones. En Austin, Bain les pide a los empleados que indiquen en una app móvil qué días planean ir en la siguiente semana. Si mucha gente planea ir en un día específico, podrían asignar la mañana a cierto equipo y la tarde a otro.

OfficeTogether permite reservar hasta con 30 días de antelación, pero Yin señala que la mayoría de las compañías suele reservar con más o menos dos semanas.

Los trabajadores con discapacidades, así como los que están acostumbrados a tener adaptaciones en sus estaciones de trabajo, podrían encontrar más difícil adaptarse a un “hot desk”.

Es importante diseñar oficinas así para que sean accesibles desde el principio, señala Deborah Foster, profesora en la Escuela de Negocios de Cardiff, en Gales, quien estudia la diversidad en el lugar de trabajo. “Dos consideraciones son: asegurar que la disposición sea accesible a sillas de ruedas y poner marcas sensoriales en el piso para guiar a la gente con discapacidades visuales”, dice. También importante: iluminación adecuada y asegurar que haya espacios silenciosos para trabajadores que necesitan tecnologías de asistencia como software de reconocimiento de voz.

Para los trabajadores a quienes no se les puede dar cabida a corto plazo, los patrones deberían ser más flexibles para permitir que sigan trabajando desde casa, indica Foster. Una última cosa de la que los empleador podrían extrañar con los escritorios compartidos es la oportunidad de adornar sus espacios laborales con recuerdos personales.

Bowen, en Bain, solía guardar todo tipo de objetos en su antiguo escritorio en Chicago: fotografías, una carpeta con 20 años de presentaciones de la compañía y un trofeo del torneo de golf de su compañía. Con el tiempo, regresará a recoger sus recuerdos, pero ya no siente la necesidad de tenerlos en su escritorio para que sus colegas los vean. En lugar de eso, los guardará en su nuevo hogar en Texas.

“En cierto modo, el ascenso de la oficina en el hogar ha creado un segundo lugar para todas esas cosas”, señala.

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