CARLOS ESTRADA

Una pregunta recurrente ha sido sobre la validez de las firmas digitales en contratos laborales. Esta inquietud surge de la necesidad de eficientizar procesos de contratación y otros que requieran la firma de documentos por parte de los trabajadores.

Para abordar esta cuestión, es crucial entender los diferentes tipos de firmas reconocidas legalmente:

• Firma Autógrafa: Es la firma hecha a mano por el firmante en un documento físico, tradicionalmente reconocida como expresión de voluntad.
• Firma Electrónica Simple: Definida en el artículo 836-B de la Ley Federal del Trabajo, es un conjunto de datos electrónicos vinculados a un mensaje, utilizados para identificar al firmante y mostrar su aprobación del contenido.
• Firma Electrónica Avanzada (FIEL): También mencionada en la misma ley, implica el uso de un certificado digital y clave privada que identifica al firmante en documentos electrónicos, otorgando los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.

Cada tipo de firma es válido bajo el derecho laboral mexicano y reconocido como evidencia; sin embargo, su peso probatorio varía. Mientras que la firma autógrafa es considerada prueba plena ante autoridades laborales en juicios, inspecciones y otros actos, la firma electrónica simple posee un valor presuntivo, lo que significa que, aunque es reconocida, para obtener el mismo valor que una autógrafa necesita ser complementada con otras pruebas (trazos digitales, IP, pruebas de video, etc.).

Las firmas electrónicas avanzadas, por otro lado, tienen pleno valor probatorio. Esto se debe a que el artículo 8, fracción V, de la Ley de Firma Electrónica Avanzada establece el principio de “No repudio”, asegurando la autoría e integridad del documento.

Por lo tanto, aunque las firmas electrónicas simples son válidas, en caso de disputa, probar su plena validez es más complejo. Deben estar acompañadas de evidencia adicional para alcanzar dicho estatus. En ausencia de esto, solo tienen valor presuntivo.

En contraste, las firmas electrónicas avanzadas están plenamente valoradas por su capacidad para garantizar la autoría e integridad del documento firmado. En este caso la firma electrónica avanzada es la FIEL, cuyo trámite se realiza en la oficina del SAT correspondiente.

Es un error pensar que las firmas electrónicas simples carecen de validez; sin embargo, en disputas legales, alcanzar el valor probatorio pleno es un desafío si no están respaldadas por evidencia adicional. Por otro lado, las firmas electrónicas avanzadas son reconocidas con valor probatorio completo, especialmente así se pronunció la Secretaría de Trabajo y Previsión Social quien ya dejó claro cuál es su criterio en la presentación de su Programa de Inspección para este año

En conclusión, incorporar mecanismos de firma que no sean la Firma Electrónica Avanzada en los procesos de contratación o de cualquier tipo de documentos, puede resultar insuficiente para cumplir con los estándares probatorios requeridos por las autoridades laborales en nuestro país.

Innovando en la Firma de Documentos para Contrataciones Remotas

En la era digital, es crucial entender que los procesos de firma remota de documentos alcanzan su máxima eficacia cuando se emplea la Firma Electrónica Avanzada. Sin ella, la implementación de un sistema de firmas a distancia podría no ser plenamente efectiva.

Frente a la necesidad de adaptar los procesos de contratación a un entorno remoto, existen dos estrategias principales a considerar:

1. Uso de Contratos Colectivos de Trabajo: Estos contratos, registrados ante la autoridad competente, establecen las condiciones laborales generales para todos los empleados. Permiten a los empleadores prescindir de contratos individuales firmados. No obstante, aunque facilitan la gestión de las condiciones generales aplicables a todo el personal, no cubren especificaciones individuales o de categorías particulares, lo que puede limitar su utilidad como solución completa.
2. Videograbación de la Lectura del Contrato: Hemos implementado con éxito una metodología disruptiva, probada en juicio, que consiste en registrar mediante videoconferencia la lectura íntegra del contrato. Este enfoque implica una sesión formal donde se registra el día, lugar y hora, se identifican las partes, y se confirma su acuerdo con los términos del contrato. El video, que se envía posteriormente a las partes, hace las veces de contrato individual de trabajo.

Este método innovador responde a la necesidad de adaptarse a las formalidades legales, que requieren que las condiciones de trabajo se establezcan por escrito, pues si bien la falta de esta formalidad no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios recibidos por éste, la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 776, reconoce las grabaciones de audio y video como medios de prueba admisibles, abriendo la puerta a validar las condiciones laborales a través de la videograbación del contrato.

Esta solución no solo facilita la contratación remota, sino que también se alinea con las disposiciones legales, proporcionando una evidencia fiable de las condiciones bajo las cuales fue contratado el trabajador.

Aunque esta práctica puede ser novedosa para las autoridades inspectoras, negarle valor probatorio contradiría la legislación vigente dando lugar a la protección legal federal, por lo que puedes implementarla con seguridad de que te será útil.

Nota completa aquí

Fotos: GN Diario, Diario Estrategia

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